e-Doręczenia: obowiązek i szansa dla przedsiębiorców

Cyfryzacja administracji staje się faktem. Od 2025 r. w Polsce ruszył system e-Doręczeń. Ma on zastąpić papierowe listy polecone i usprawnić kontakt firm z urzędami, sądami oraz innymi instytucjami.

Czym są e-Doręczenia?

e-Doręczenia to elektroniczny system wysyłania i odbierania oficjalnych pism. Każdy przedsiębiorca otrzyma specjalny adres do doręczeń elektronicznych (ADE). Dzięki niemu dokumenty trafiają do odbiorcy bezpiecznie, szybko i z potwierdzeniem odbioru. Mają taką samą moc prawną jak list polecony.

Kto musi korzystać z e-Doręczeń?

Obowiązek obejmie wiele podmiotów. W pierwszej kolejności:

• organy administracji publicznej,
• spółki, fundacje i stowarzyszenia wpisywane do KRS,
• osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (np. adwokaci, radcy prawni, notariusze, doradcy podatkowi),
• przedsiębiorców rejestrujących działalność w CEIDG.

Osoby fizyczne nieprowadzące działalności mogą korzystać dobrowolnie.

Terminy dla przedsiębiorców

Terminy wdrożenia różnią się w zależności od rodzaju działalności:

• od 1 stycznia 2025 r. – nowe spółki w KRS, nowi przedsiębiorcy w CEIDG oraz osoby wykonujące zawody zaufania publicznego,
• od 1 kwietnia 2025 r. – spółki wpisane do KRS przed 2025 r.,
• od 1 lipca 2025 r. do 30 września 2026 r. – jednoosobowe działalności gospodarcze, które dokonają zmian w CEIDG,
• do 1 października 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy prowadzący JDG.

Dlaczego system jest ważny dla firm?

Wdrożenie e-Doręczeń oznacza szybszy i tańszy obieg dokumentów, eliminację ryzyka zagubienia korespondencji, pełną kontrolę nad terminami i dowodami doręczenia, dostępność 24/7, a także wsparcie idei „paperless office”, czyli mniejszą biurokrację i oszczędność papieru.

E-Doręczenia a rola prawnika

Nowe przepisy to kolejne obowiązki dla przedsiębiorców – zarówno tych prowadzących jednoosobową działalność, jak i spółki. Niedopełnienie terminów lub błędne wdrożenie może oznaczać poważne konsekwencje prawne i podatkowe.
Dlatego warto mieć przy sobie prawnika, który dopilnuje wszystkich terminów, pomoże w rejestracji adresu do doręczeń, kompleksowo zadba o zgodność działań firmy z przepisami i doradzi, jak zorganizować procesy wewnętrzne, by uniknąć problemów.

Nowy standard w komunikacji biznesu

e-Doręczenia to przyszłość komunikacji między firmami a administracją. Choć dla wielu przedsiębiorców jest to dodatkowy obowiązek, w praktyce system może znacząco ułatwić codzienne funkcjonowanie biznesu.
Jeśli prowadzisz firmę i chcesz bezpiecznie przejść przez proces wdrożenia e-Doręczeń – skontaktuj się z ekspertami naszej kancelarii. Pomożemy Ci przygotować się na zmiany i zadbamy o bezpieczeństwo prawne Twojej działalności – obszary naszego wsparcia to m.in. obsługa spółek i obsługa przedsiębiorstw.