Biała lista podatników VAT – jak chroni przedsiębiorców?

Od 1 września 2019 r. przedsiębiorcy w Polsce mają do dyspozycji narzędzie, które ułatwia weryfikację kontrahentów. To tzw. biała lista podatników VAT, czyli Wykaz Podatników VAT prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Choć funkcjonuje od kilku lat, wielu właścicieli firm wciąż nie korzysta z jego możliwości. Warto wiedzieć, jak działa i dlaczego może uchronić biznes przed poważnymi konsekwencjami.

Czym jest biała lista VAT?

To publiczna baza, która pozwala sprawdzić, czy dany podmiot jest czynnym podatnikiem VAT. Zawiera też informacje o firmach wykreślonych z rejestru lub ponownie do niego wpisanych.

Co szczególnie istotne, wykaz podaje także numery rachunków bankowych zgłoszonych do urzędu skarbowego i potwierdzonych w systemie Systemie Teleinformatycznym Izby Rozliczeniowej, czyli – narzędziu służącym do przetwarzania danych przekazywanych przez instytucje bankowe oraz SKOK-i w celu analizy ryzyka wykorzystania sektora finansowego do wyłudzeń skarbowych (STIR). Dzięki temu przedsiębiorca może łatwo upewnić się, że przelewa środki na właściwe konto należące do podatnika VAT.

Dlaczego warto sprawdzać kontrahenta na białej liście VAT?

Weryfikacja kontrahenta na białej liście to nie tylko ostrożność, ale też obowiązek podatkowy. Brak sprawdzenia może kosztować firmę bardzo dużo.

Jeżeli przedsiębiorca zapłaci fakturę powyżej 15 000 zł na rachunek, którego nie ma w wykazie, ryzykuje utratę prawa do zaliczenia wydatku w koszty uzyskania przychodu oraz solidarną odpowiedzialność za nieodprowadzony przez kontrahenta podatek VAT.

Od tej odpowiedzialności można się uwolnić, jeśli w ciągu 7 dni od przelewu zgłosi się ten fakt do właściwego urzędu skarbowego.

Jak korzystać z białej listy VAT?

Biała lista VAT dostępna jest online, na stronie Ministerstwa Finansów. Wyszukiwarka umożliwia sprawdzenie kontrahenta m.in. po:

• numerze NIP,
• REGON,
• numerze rachunku bankowego,
• nazwie podmiotu.

Rejestr jest aktualizowany w dni robocze. Pozwala też na weryfikację statusu podatnika wstecz – na wskazany dzień w przeszłości. Każde zapytanie generuje unikalny numer potwierdzający sprawdzenie. Warto go zachować jako dowód dochowania należytej staranności.

Jak zgłosić rachunek na białą listę VAT?

Przedsiębiorca nie zgłasza danych samodzielnie. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) trafiają one do wykazu automatycznie, na podstawie zgłoszeń do CEIDG lub , a w przypadku podmiotów zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) – na podstawie zgłoszeń do urzędu skarbowego. Jeśli rachunek nie widnieje w rejestrze, należy sprawdzić czy jest to rachunek rozliczeniowy, czy został poprawnie zgłoszony do US/CEIDG oraz czy bank przekazał jego numer do STIR.

Braki formalne mogą sprawić, że konto nie pojawi się na liście, a kontrahent zostanie uznany za obarczonego ryzykiem.

Jakie konta są widoczne na białej liście VAT?

W wykazie znajdziemy wyłącznie firmowe rachunki rozliczeniowe potwierdzone w STIR. Nie pojawią się tam konta osobiste (ROR), nawet jeśli przedsiębiorca wykorzystuje je do działalności. Korzystanie z prywatnego rachunku do rozliczeń biznesowych jest obarczone ryzykiem – kontrahent może odmówić przelewu, a fiskus zakwestionuje płatność.

Podsumowanie

Biała lista VAT to dziś standard i narzędzie, które realnie zwiększa bezpieczeństwo obrotu gospodarczego. Chroni przedsiębiorców przed odpowiedzialnością podatkową, buduje transparentność relacji biznesowych i zabezpiecza interesy finansowe firmy. Warto z niej korzystać przy każdej transakcji z kontrahentem.

Jeśli potrzebujesz wsparcia prawnego w bieżącym prowadzeniu biznesu, skontaktuj się z nami. Obsługa spółek oraz obsługa przedsiębiorstw to jedne z obszarów specjalizacji naszej kancelarii.