W razie zmiany danych spółki zarejestrowanej w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), takich jak adres lub kody PKD, konieczne jest zgłoszenie tych zmian w rejestrze. Sprawę można załatwić elektronicznie. Dlaczego to ważne? Przedsiębiorcy wpisani do KRS ponoszą odpowiedzialność za szkody wyrządzone w wyniku zgłoszenia do rejestru nieprawdziwych danych oraz niezgłoszeniem danych podlegających obowiązkowi wpisu do rejestru w ustawowym terminie.
Zmiana i aktualizacja danych spółki
Wszystkie spółki, zarejestrowane w KRS są zobowiązane zgłosić zmiany dotyczące m.in.:
- adresu i siedziby;
- składu osobowego zarządu;
- danych wspólnika;
- przedmiotu działalności (zmiany w kodach PKD wprowadzone w 2025 r. szczegółowo analizowaliśmy we wpisie blogowym „Zmiany w PKD 2025 – co każdy przedsiębiorca musi wiedzieć? ”);
- umowy spółki.
Jak złożyć wniosek o aktualizację danych w KRS – elektroniczne postępowanie rejestrowe
Wnioski o wpis zmian do Krajowego Rejestru Sądowego można składać tylko w formie elektronicznej, wnioski papierowe nie są już rozpatrywane.
Wszelkie pisma kierowane przez przedsiębiorcę do sądu rejestrowego oraz przez sąd rejestrowy do przedsiębiorcy wysyłane są wyłącznie elektronicznie. Zależnie od sposobu zawarcia umowy spółki, wniosek o wpisanie zmian do KRS można złożyć:
- korzystając z Portalu Rejestrów Sądowych (PRS), jeżeli umowę spółki lub akt założycielski zawarto u notariusza;
- poprzez system teleinformatyczny S24, dla umów spółki zawartych z wykorzystaniem wzorca umowy, udostępnionego w systemie S24.
Do zgłoszenia zmian dotyczących danych spółki z wykorzystaniem Portalu Rejestrów Sądowych, konieczne jest uprzednie założenie i aktywowanie konta użytkownika. Aby je założyć konieczne będzie podanie adresu email oraz ustawienie unikalnego hasła, zaś do autoryzacji – podpis kwalifikowany, podpis zaufany lub podpis osobisty. Po utworzeniu, aktywacji i zalogowaniu się na swoje konto można zacząć uzupełniać wniosek, wybierając opcję „Wnioski o zmianę” i wskazując dane, które chcemy zaktualizować.
Jak wspomniano wcześniej, zgłoszenia zmian danych spółki w KRS przez system S24 można dokonać jedynie w sytuacji, w której spółka była przez ten system zakładana.
W razie przygotowania wniosku przez inną osobę, musi on zostać udostępniony właściwym (uprawnionym) osobom do podpisu. Dopiero podpisany może być złożony. Co ważne, aby podpisać wniosek, osoba uprawniona również musi posiadać konto w systemie PRS lub S24.
Załączniki do wniosku o zmianę danych spółki
Zarówno do wniosków składanych za pośrednictwem PRS, jak i S24, należy załączyć dokumenty w formie elektronicznych załączników, które potwierdzają dokonanie zmian.
Składając wniosek przez system S24 konieczne jest dodanie minimum 1 załącznika, wypełnionego na podstawie dostępnego w tym systemie formularza.
W systemie PRS nie załącza się samej umowy spółki czy aktu założycielskiego, sporządzanych przed notariuszem, tylko wskazuje się identyfikator aktu notarialnego w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN). Każdy załącznik należy dodać jako osobny plik.
Koszty związane ze zgłoszeniem i rejestracją zamian danych spółki
Zgłoszenie zmian poprzez system S24 wiąże się z opłatą sądową w wysokości 200 złotych. W przypadku zgłaszania zmian przez portal PRS opłata sądowa za wpis wynosi 250 złotych. W obu przypadkach należy również uiścić opłaty za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, w wysokości 100 zł. Płatności można dokonać przelewem, kartą kredytową lub płatniczą oraz BLIKiem.
Ile czasu trwa wprowadzenie zmian / aktualizacja danych spółki?
Wnioski złożone za pośrednictwem portalu PRS są rozpatrywane w ciągu 7 dni. Wnioski złożone przez system S24 rozpatrywane są ciągu 1 dnia.
W razie braków, składający zostaje wezwany do ich usunięcia – wówczas wniosek o dokonanie zmian powinien być rozpoznany w terminie 7 dni. W sytuacji, w której rozpoznanie wniosku będzie wymagało wysłuchania uczestników postępowania albo przeprowadzenia rozprawy, zostanie on rozpatrzony nie później niż w terminie miesiąca.
Jeśli braki nie zostaną uzupełnione we wskazanym przez sąd terminie, wniosek zostanie zwrócony. Od decyzji o braku wpisu w rejestrze przysługuje odwołanie.
Jakie inne organy powiadomić o zmianach dotyczących spółki?
W razie zmian danych spółki, oprócz aktualizacji danych w KRS, zmiany należy również zgłosić do właściwego urzędu skarbowego oraz do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR).
W ciągu 21 dni od wpisu zmian do KRS, urząd skarbowy należy powiadomić o zmianach obejmujących skróconą nazwę (firmę), wykaz rachunków bankowych, adresy miejsc prowadzenia działalności (poza siedzibą spółki ujawnioną w KRS), adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej, dane kontaktowe czy inne dane dotyczące poszczególnych wspólników, w tym ich identyfikatory podatkowe. W tym celu należy złożyć formularz NIP-8.
Zgłoszenie zmian do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych powinno nastąpić w terminie 7 dni od dokonania zmian w KRS.
Jakie są konsekwencje niezłożenia wniosku o zmiany w KRS lub złożenia go po terminie?
Sąd rejestrowy przyjmie wniosek złożony po terminie. Konsekwencją, podobnie jak w przypadku braku złożenia wniosku w ogóle, będzie brak możliwości zasłaniania się wobec osób trzecich działających w dobrej wierze zarzutem, że dane są nieaktualne. W praktyce najczęściej mamy do czynienia z sytuacją, w której organy administracji kierują korespondencję na nieaktualny adres siedziby spółki, co w toku postępowań znacząco ogranicza, czy nawet uniemożliwia skuteczną obronę interesów spółki.
Sąd rejestrowy może przeprowadzić tzw. postępowanie przymuszające, w którym wezwie członków zarządu spółki – wyznaczając 7-dniowy termin do złożenia stosownych dokumentów oraz wniosku. W razie niezłożenia dokumentów, sąd może nałożyć grzywnę na każdego z członków zarządu.
Wsparcie w zakresie zmian i aktualizacji danych w KRS
Aktualizacja dokumentów korporacyjnych spółek oraz zgłaszanie zmian do właściwych organów administracyjnych choć proste, jest dość czasochłonne. Należy pamiętać o wielu dość krótkich terminach, monitorować cały proces i reagować na bieżąco.
Wspieramy przedsiębiorców w zakresie przygotowywania i składania wniosków, uzupełniania ewentualnych braków oraz w postępowaniach przed sądem rejestrowym, dzięki czemu mogą oni skupić się na prowadzeniu działalności biznesowej, nie martwiąc się o formalności.
Zachęcamy do kontaktu z naszymi ekspertami.
