Nowe uprawnienia PIP od 2026 roku. Co oznaczają dla firm korzystających z umów cywilnoprawnych i B2B?

Od 2026 r. Państwowa Inspekcja Pracy otrzyma narzędzia, które znacząco zmienią sposób oceny relacji między firmami a osobami współpracującymi na podstawie umów cywilnoprawnych, w tym B2B. Dla przedsiębiorców to moment, w którym należy ponownie przeanalizować swoje modele współpracy i przygotować się na możliwe kontrole.

Zmiany te mogą wpływać na funkcjonowanie firmy z dnia na dzień, dlatego warto zrozumieć ich skalę i konsekwencje.

Na czym polegają nowe kompetencje PIP?

Dotychczas ustalenie, czy dana osoba faktycznie jest pracownikiem, było możliwe jedynie przed sądem. Postępowania były długie, kosztowne i często skutecznie zniechęcały do podważania umów cywilnoprawnych.

Po zmianach to inspektor PIP wyda decyzję o istnieniu stosunku pracy. Wskaże w niej rodzaj umowy, wymiar etatu oraz wysokość wynagrodzenia. Taka decyzja będzie natychmiast stosowana w obszarze prawa pracy.

Nowy system odwraca obecny model. To podmiot zatrudniający będzie musiał złożyć odwołanie, a do czasu rozstrzygnięcia decyzja PIP będzie obowiązywać. Dla firm oznacza to realne ryzyka prawne, organizacyjne i finansowe.

Dlaczego zmiany są wprowadzane?

Celem reformy jest zwiększenie skuteczności PIP i ograniczenie nadużyć w zakresie form zatrudnienia. Towarzyszy temu zaostrzenie kar za naruszenia przepisów pracowniczych.

Rozszerzana jest też współpraca między PIP, ZUS i KAS. Ułatwi to typowanie przedsiębiorców do kontroli i weryfikację danych dotyczących zatrudnienia.

Skutki decyzji PIP w obszarze prawa pracy

Stwierdzenie stosunku pracy oznacza automatyczne objęcie współpracownika pełnym zakresem przepisów Kodeksu pracy. Obejmuje to:

• urlopy,
• normy czasu pracy,
• ewidencję godzin,
• bezpieczeństwo i higienę pracy,
• ochronę rodzicielską,
• okresy wypowiedzenia,
• świadczenia i benefity dostępne dla pracowników.

Decyzja może wskazywać wcześniejszą datę rozpoczęcia pracy niż moment jej wydania. Firma może zostać zobowiązana do rozliczenia urlopów i świadczeń za okres poprzedzający kontrolę. To rodzi dodatkowe wyzwania dla działów HR.

Konsekwencje dla podatków i ZUS

Po wydaniu decyzji osoba uznana za pracownika przestaje działać jako przedsiębiorca w ramach tej współpracy. Nie wystawia faktur, nie opłaca składek ani podatków z działalności.

Obowiązki publicznoprawne przechodzą na firmę, która musi od tej chwili traktować tę osobę jak pracownika w pełnym zakresie.

Skutki dotyczące przeszłych okresów zostaną ustalone dopiero po ostatecznym potwierdzeniu decyzji. Przepisy nie regulują w pełni, jak takie rozliczenia mają wyglądać, co może prowadzić do dodatkowych sporów.

Co powinni zrobić pracodawcy?

Największym ryzykiem jest brak przygotowania na kontrolę. Firmy, które współpracują z osobami na B2B lub innych umowach cywilnoprawnych, powinny działać z wyprzedzeniem. Warto:

• przeanalizować modele współpracy i sprawdzić, gdzie występuje ryzyko reklasyfikacji;
• wprowadzić korekty tam, gdzie warunki współpracy przypominają stosunek pracy;
• uporządkować dokumenty i przygotować procedury na wypadek kontroli;
• odpowiednie działania ograniczą ryzyko poważnych konsekwencji po wejściu nowych przepisów.

Jak zabezpieczyć firmę przed ryzykiem?

Zmiany wymuszają większą ostrożność przy budowaniu relacji z osobami świadczącymi usługi. Przedsiębiorcy powinni wdrożyć jasne zasady współpracy, przygotować dokumentację oraz zadbać o zgodność z przepisami prawa pracy i podatków.

Dobrą praktyką jest przegląd aktualnych umów, procesów wewnętrznych oraz sposobu nadzoru nad współpracownikami.

Wsparcie dla przedsiębiorców

Nowe uprawnienia PIP oznaczają duże zmiany dla firm korzystających z umów cywilnoprawnych i B2B. To dobry moment, aby uporządkować modele współpracy, wprowadzić odpowiednie procedury i przygotować organizację na kontrole. Odpowiednio wdrożone działania zmniejszają ryzyko sporów, kosztów i negatywnych skutków decyzji PIP.

Jeśli Twoja firma potrzebuje wsparcia w ocenie ryzyk związanych z prawem pracy, przygotowaniu dokumentacji lub przeprowadzeniu przeglądu współpracowników, zachęcamy do kontaktu z ekspertami naszej kancelarii. Pomagamy przedsiębiorcom budować bezpieczne i zgodne z prawem modele współpracy.