Zmiany w Kodeksie pracy od 27 stycznia 2026 r. – praktyczny przewodnik dla pracodawców

Od 27 stycznia 2026 r. obowiązują zmienione przepisy Kodeksu pracy oraz ustawy o ZFŚS. Nowelizacja dotyczy kluczowych obszarów zarządzania personelem i obejmuje dokumentację pracowniczą, rozliczenia po zakończeniu zatrudnienia oraz zasady współpracy z reprezentacją pracowników. Podpowiadamy, co te zmiany oznaczają w codziennej praktyce firm.

Nowelizacja Kodeksu pracy 2026 – zmiany, które wymagają działania

Nowe regulacje nie mają wyłącznie charakteru porządkującego. W wielu organizacjach będą wymagały aktualizacji procedur kadrowych oraz sposobu komunikacji z pracownikami. Zmiany dotyczą zarówno działów HR, jak i kadr i płac.

Pracodawcy powinni zwrócić uwagę na trzy obszary: cyfryzację dokumentów pracowniczych, nowe terminy wypłaty ekwiwalentu urlopowego i zmienione zasady uzgadniania spraw z zakresu ZFŚS.

Dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej

Jedną z najważniejszych zmian jest formalne dopuszczenie dokumentów w postaci elektronicznej obok papierowych. W wielu przepisach zastąpiono wymóg „formy pisemnej” określeniem „postać papierowa lub elektroniczna”.

Nowe zasady obejmują m.in. informacje o monitoringu, komunikację przy przejściu zakładu pracy na innego pracodawcę, konsultacje zamiaru wypowiedzenia umowy z organizacją związkową, ustalanie rozkładów czasu pracy, wnioski urlopowe, także o urlop bezpłatny, wnioski dotyczące czasu wolnego i pracy w systemach szczególnych czy potwierdzanie zapoznania się z przepisami BHP.

Dla pracodawców to szansa na usprawnienie procesów. Jednocześnie pojawia się obowiązek zapewnienia właściwej identyfikacji pracowników oraz bezpieczeństwa danych. Elektroniczny obieg dokumentów wymaga jasnych zasad i spójnych procedur.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – nowe terminy rozliczeń

Nowelizacja doprecyzowała termin wypłaty ekwiwalentu pieniężnego po zakończeniu stosunku pracy. Zmiana ma istotne znaczenie dla działów kadrowo-płacowych.

Zasadą jest wypłata ekwiwalentu w terminie wypłaty wynagrodzenia. Jeżeli jednak ten termin przypada przed rozwiązaniem lub wygaśnięciem umowy, pracodawca ma 10 dni na dokonanie wypłaty po ustaniu zatrudnienia. Gdy ustalony termin wypada w dzień wolny od pracy, ekwiwalent należy wypłacić wcześniej.

Nowe przepisy dają więcej czasu na prawidłowe wyliczenie świadczenia. Jednocześnie wymagają kontroli terminów i aktualizacji wewnętrznych harmonogramów płacowych.

ZFŚS bez związków zawodowych – zmienione zasady uzgodnień

Zmiany objęły również Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. W zakładach pracy, w których nie działają organizacje związkowe, wzrósł formalizm procedury uzgodnień.

Od 27 stycznia 2026 r. regulamin ZFŚS oraz kwestie dotyczące odpisu na Fundusz muszą być uzgadniane z co najmniej dwoma przedstawicielami pracowników. Dotychczas wystarczał jeden reprezentant załogi.

W praktyce oznacza to konieczność lepszego dokumentowania procesu konsultacji i większej dbałości o transparentność podejmowanych decyzji.

Zmiany jako element szerszej reformy prawa pracy

Styczniowa nowelizacja wpisuje się w szerszy kontekst zmian obowiązujących w 2026 r. Dotyczą one m.in. stażu pracy oraz uwzględniania różnych form zatrudnienia przy ustalaniu uprawnień pracowniczych.

Dla pracodawców oznacza to konieczność całościowego spojrzenia na procesy HR. Pojedyncze zmiany nie funkcjonują w oderwaniu od pozostałych regulacji.

Co dalej dla pracodawców i działów HR

Nowe przepisy Kodeksu pracy wymagają nie tylko znajomości treści ustaw, ale przede wszystkim właściwego wdrożenia w praktyce. Elektroniczna dokumentacja, zmienione terminy wypłat oraz nowe zasady uzgadniania spraw socjalnych mają bezpośredni wpływ na codzienne funkcjonowanie firm.

Eksperci kancelarii wspierają pracodawców i działy HR w interpretacji przepisów oraz w dostosowaniu procedur do aktualnych wymogów prawa. Zachęcamy do kontaktu oraz do zapoznania się z pełnym zakresem wsparcia kancelarii w obszarze prawa pracy.