Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej i ubezpieczeniowej w 2025 r.

Przedsiębiorcy muszą pamiętać o obowiązku gromadzenia i archiwizowania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Chodzi zarówno o akta osobowe, jak i inne dokumenty kadrowe. W 2025 r. nadal obowiązują różne okresy przechowywania – w zależności od daty zatrudnienia pracownika.

Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do prowadzenia akt osobowych i dokumentacji kadrowej. Mogą być one w formie papierowej lub elektronicznej. Dokumenty muszą być chronione przed zniszczeniem i dostępem osób nieuprawnionych.
Brak właściwego przechowywania grozi grzywną od 1 000 zł do 30 000 zł. Szczegółowe wymogi określa rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Jakie dokumenty zawierają akta osobowe?

Pracodawca prowadzi osobne akta dla każdego zatrudnionego. W 2025 roku składają się one z pięciu części:

• część A – dokumenty rekrutacyjne i medycyna pracy;
• część B – umowa o pracę, przebieg zatrudnienia, urlopy rodzicielskie;
• część C – rozwiązanie umowy i świadectwo pracy;
• część D – kary porządkowe;
• część E – dokumentacja związana z kontrolą trzeźwości i badaniem obecności substancji.

Dokumentacja poza aktami osobowymi

Pracodawca musi także prowadzić dodatkową dokumentację związaną ze stosunkiem pracy. Obejmuje ona m.in.:

• ewidencję czasu pracy, wnioski pracownika,
• dokumenty urlopowe,
• listy płac i wnioski o formę wypłaty,
• karty odzieży roboczej i środków ochrony.

Jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą?

Okres przechowywania zależy od daty zatrudnienia.
Po 1 stycznia 2019 r. – dokumenty trzeba przechowywać przez 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy wygasł lub został rozwiązany.
Przed 1 stycznia 2019 r. – dokumentację należy przechowywać przez 50 lat. Dotyczy to zarówno akt osobowych, jak i płacowych.
Dokumenty, których nie włączano wcześniej do akt osobowych (np. harmonogramy czasu pracy, wnioski urlopowe), zwykle przechowuje się przez 3 lata – zgodnie z okresem przedawnienia roszczeń pracowniczych.

Możliwość skrócenia okresu archiwizacji

W przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., możliwe jest skrócenie okresu przechowywania z 50 do 10 lat. Warunkiem jest złożenie do ZUS raportu informacyjnego. Dokument ten obejmuje dane potrzebne do ustalenia emerytury lub renty.

Dlaczego prawidłowe przechowywanie dokumentacji jest ważne?

Prawidłowe archiwizowanie chroni interesy pracodawcy i pracownika. Zapobiega sporom, ułatwia rozliczenia i pozwala uniknąć kar finansowych.

Skontaktuj się z naszymi ekspertami

Prawo pracy przewiduje obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej i ubezpieczeniowej, dlatego jest to ważny element prowadzenia biznesu. Niewłaściwe procedury mogą prowadzić do sankcji i problemów prawnych. Nasi prawnicy doradzą, jak zorganizować archiwizację dokumentów zgodnie z przepisami i uniknąć ryzyka. Skontaktuj się z nami, aby zabezpieczyć swoją firmę.